Adjointe administrative ou adjoint administratif, Service des installations
On demande
Nomination temporaire jusqu'à 29 août 2026
Fonctions
Le Service des installations est responsable de toutes les activités liées à l'entretien, à l'exploitation et au développement des installations et des terrains du campus, y compris la gestion des services publics et des projets de construction.
Sous la direction du gestionnaire de l'énergie et du développement durable, la ou le titulaire de ce poste travaille au sein d'une équipe administrative et est le premier point de contact de la communauté de la Laurentienne et du grand public, y compris les entrepreneurs et les professionnels des services afin de faciliter la coordination des activités et des processus d'entretien au sein du service. En outre, cette personne apporte du soutien aux gestionnaires du Service des installations pour l'enregistrement, l'analyse et la communication de données financières précises, en veillant au respect des processus du Service et de l’Université et en contribuant à la prise de décision éclairée.
Tâches administratives
- Superviser toutes les tâches administratives associées au fonctionnement efficace du Service des installations.
- Être le premier point de contact du grand public pour faciliter la coordination efficace des activités et des processus, y compris la répartition des équipes des métiers.
- Fournir du soutien administratif au vice-recteur associé, au directeur, aux gestionnaires du Service des installations et aux équipes de projet et des métiers.
- Préparer au besoin des bons de travail et les mettre à jour dans le programme, y compris les changements de salle, les codes des nouveaux employés et les noms de budget.
- Préparer les bons de travail préventif mensuel et les soumettre aux gestionnaires appropriés.
- Préparer le rapport sur les arriérés afin de veiller à ce que tous les bons de travail soient correctement attribués et fermés.
- Faciliter l'accès aux bâtiments pour la population étudiante, le personnel et le corps professoral, y compris au moyen des clés et de l'accès par carte à distance, tout en relevant les besoins d'accès particuliers.
- Tenir les systèmes de classement du bureau, superviser le stockage approprié des documents et des dossiers, entre autres, les documents de certification/garantie, les rapports de terrain, les rapports sur les bons de travail, ainsi que préparer et transmettre des commandes en ligne de fournitures de bureau.
- Préparer des communications pour la communauté universitaire concernant l'entretien et les perturbations d'urgence des installations du campus tout en traitant les informations confidentielles et sensibles concernant les fournisseurs externes, la population étudiante, le corps professoral et le personnel.
- Communiquer aux services du campus l'état d'avancement des bons de travail, en répondant à toute préoccupation soulevée et en informant le responsable/coordonnateur concerné.
- Apporter au besoin du soutien pour les activités liées à l'espace, à la planification et au développement du campus.
- Répondre aux demandes générales du personnel, du corps professoral et de la population étudiante, et prendre des décisions de routine en faisant preuve d'initiative et de jugement.
- Examiner et réviser les listes de contrôle de sécurité, les inspections de sécurité des personnes et sécurité-incendie, le déneigement et le nettoyage.
Processus financiers
- Tenir des bases de données complètes des fournisseurs, des budgets, des factures, des déficiences mensuelles, des licences et des certificats.
- Vérifier l'exactitude des demandes d'achat, des bons de commande et des commandes globales.
- Préparer les factures pour approbation et attribuer les budgets corrects afin que tous les documents financiers soient mis à jour et s’alignent sur les processus de recouvrement des coûts du service (processus de facturation des utilisateurs).
- Tenir la petite caisse et effectuer le rapprochement des reçus Visa pour les installations, les bâtiments, l'électricité, la mécanique et les véhicules des terrains, avec Visa Spend Clarity et en confirmant que le budget est correct.
- Calculer les soldes budgétaires, tenir des registres précis des budgets dans la base de données, conseiller et aider le directeur des installations lorsqu'une augmentation est nécessaire.
- Produire des rapports de facturation des utilisateurs (recouvrement des coûts), veiller à ce que l'affectation du budget soit correcte, préparer le rapport et en vérifier l'exactitude, transmettre aux services concernés.
- Relever les factures non conformes ou en souffrance et mener une enquête, et assurer des communications efficaces avec les fournisseurs.
- Préparer la paie des heures supplémentaires pour examen par le directeur ainsi que les indemnités de repas et de téléphone des gens métiers.
- Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- Certificat d'études collégiales (programme d’un an) ou l'équivalent en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
- De deux (2) à quatre (4) ans d'expérience pertinente au niveau d'adjoint administratif.
- Capacité de travailler dans des délais serrés dans un environnement aux priorités changeantes tout en garantissant un rendement efficace, l’attention aux détails et la précision.
- Capacité de répondre avec tact et de préserver la confidentialité des informations.
- Capacité prouvée de gérer des situations d'urgence dans un contexte de principes et de lignes directrices multiples et de faire preuve de jugement professionnel dans les cas où une orientation claire n'est pas disponible et/ou une interprétation est nécessaire.
- Solides compétences en relations interpersonnelles et service à la clientèle.
- Solides compétences en lecture et écriture, mathématiques et informatique, c.-à-d., maîtrise de Google et de la suite Microsoft Office, d'Adobe, de Zoom, etc. et connaissance pratique de programmes tels que Megamation, Ellucian, Fusion, Archibus, Visa Centresuite, Adobe ID et Honeywell.
- Capacité de prendre des initiatives et de suggérer des améliorations pour optimiser le flux de travail.
- Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.
Présenter une demande maintenant
Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.