Gestionnaire des opérations, Bureau de la doyenne, Faculté de l’éducation et de santé
On demande
Nomination à temps plein
Fonctions
Le gestionnaire ou la gestionnaire des opérations fournit à la doyenne de la Faculté de l’éducation et de la santé un soutien complet pour la gestion financière, le budget, la conformité financière et la production de rapports financiers. Elle ou il participe en outre à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique administrative, à la production de rapports, à la collecte de données et statistiques, à la gestion et au recrutement du personnel (y compris les annonces de postes) et aux activités quotidiennes de la faculté.
Responsabilités financières
- Préparer et surveiller le budget annuel de la faculté, fournir des conseils éclairés à la doyenne en matière budgétaire, notamment analyse, mise en œuvre et surveillance, ce qui inclut :
- États financiers mensuels à l’intention de la doyenne;
- Rapports budgétaires trimestriels et de fin d’exercice;
- Recommandations d’engagements financiers à court et à long terme;
- Compilation de statistiques et de rapports sommaires au besoin (analysant des données de Tableau, statistiques sur les inscriptions et la dotation en personnel, impact budgétaire, etc.)
- Appliquer un système de contrôle interne des finances pour veiller raisonnablement à la rentabilité et à l’efficacité des opérations de la faculté, suivre et évaluer les actifs actuels et fixes, vérifier/revoir les politiques et processus opérationnels, et assurer la conformité avec les processus de rapprochement financiers;
- Veiller à ce que les dossiers et les factures concernant les achats et les dépenses soient exacts et disponibles, traiter les commandes et les factures en temps opportun et conformément aux politiques et processus de l’Université;
- Fournir de l'expertise et de l’aide pour les demandes de subventions de recherche et les comptes, et préparer les rapports connexes pour les parties concernées internes (p. ex., Bureau des services de recherche, Services financiers, vice-rectrice aux études);
- Superviser toutes les questions financières et les demandes de dépenses liées aux allocations périodiques;
- Faire des prévisions sur les incidences financières d’initiatives proposées et surveiller les budgets de mise en œuvre.
Gestion des ressources humaines et supervision
- Apporter de l’aide à la préparation des affichages de postes de l’APAPUL et du SEUL et des contrats;
- En consultation avec la doyenne, élaborer et instaurer des processus et pratiques administratifs et veiller à la conformité avec ceux de l’Université concernant l’embauche, les nominations pour les sessions, les congés sabbatiques, les examens du rendement, les appels étudiants, etc.;
- Faciliter le recrutement et la sélection du personnel de concert avec le Service des ressources humaines et du développement organisationnel;
- Évaluer et gérer le rendement du personnel subalterne et travailler avec les Ressources humaines à ce sujet au besoin;
- Superviser les activités quotidiennes du Centre de ressources de la faculté, l’approvisionnement en documentation et la dotation en personnel;
- Voir au maintien de l’intégrité, de la confidentialité et de la tenue des dossiers des études et administratifs de la faculté conformément à la politique de l’Université et aux exigences des conventions collectives;
- Renseigner les nouvelles recrues à la faculté et approuver ou recommander de la formation et du perfectionnement professionnel du personnel.
Fonctions administratives
- Fournir des services administratifs bilingues à la doyenne;
- Transmettre à la doyenne des recommandations sur l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et processus administratifs de la faculté;
- Apporter de l’aide pour l’achat de matériel et mobilier de bureau;
- Superviser et examiner l’utilisation des fournitures et consommables;
- Exécuter des tâches et projets spéciaux que la doyenne lui confie, cela peut inclure entre autres la participation à des comités, la planification d’événements de la faculté, des conférences et séances de réflexion, des présentations et la participation à l’élaboration de programmes;
- Assurer la liaison avec le bureau du recrutement lors de l’organisation de la participation de la Faculté de l’éducation et de la santé à des activités de recrutement sur le campus et dans la province;
- Veiller à la mise en œuvre et à la conformité de mesures concernant l’agrément et l’assurance de la qualité dans toutes les unités de la faculté;
- Superviser la présence numérique de la faculté, notamment le contenu et l’actualité du site Web ainsi que la présence dans les médias sociaux; gérer la production de la documentation imprimée relative à la faculté; fournir des renseignements sur la faculté à d’autres unités du campus et à des partenaires communautaires concernant le marketing et les médias (p. ex. brochure, stratégie numérique, Bureau des services de recherche, organes de presse, etc.).
- Exécuter toutes autres tâches que la doyenne lui confie.
Exigences
- Baccalauréat dans un domaine pertinent (de préférence en administration, finances, comptabilité, éducation);
- Expérience démontrée de travail avec des feuilles de calcul, des bases de données et des applications ou systèmes financiers;
- Expérience démontrée de travail avec des programmes informatiques, y compris Excel, Word. PowerPoint, et G Suite;
- Capacité de communiquer aisément dans les deux langues officielles (français et anglais), obligatoire;
- Capacité d’établir les priorités, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d’une équipe administrative;
- Capacité de lire et d’interpréter des données;
- Excellentes compétences en analyse, établissement de consensus et résolution de problèmes;
- Compétences éprouvées en communication et en relations interpersonnelles, capacité d’interagir de manière positive et professionnelle avec tact et diplomatie;
- Capacité de préserver la confidentialité, de faire preuve d’initiative, de jugement indépendant et de discrétion;
- Solides compétences en organisation et en gestion du temps, capacité d’établir efficacement les priorités de la charge de travail et d’équilibrer les priorités concurrentielles.
Qualifications supplémentaires souhaitables
- De 3 à 5 années d'expérience en supervision;
- Expérience de travail dans un environnement postsecondaire, un atout;
- Expérience démontrée dans l'administration des ressources humaines, de budgets et de projets;
- Bonne connaissance des processus d’agrément (p. ex., Ordre des enseignantes et enseignants de l’Ontario, Association canadiennes des écoles de sciences infirmières, Association canadienne pour la formation en travail social, Conseil d’agrément des programmes universitaires canadiens en audiologie et orthophonie);
- Expérience dans la planification stratégique financière et administrative dans un environnement éducationnel ou d’affaires;
- Connaissance des structures, politiques et procédures administratives et de l’enseignement de l’Université Laurentienne.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
À compter du 1er mai 2022, la Politique et le programme sur la vaccination contre la COVID-19 sont mis en suspens.
Cela signifie que cette politique et ce programme ne s’appliquent pas pour le moment, mais ils ne sont pas annulés et pourraient être rétablis si les conditions de la santé publique le justifient, ou selon les directives des instances fédérales, provinciales ou locales de santé publique. L’évolution du virus et de l’activité de la maladie est difficile à prévoir, et il sera peut-être nécessaire de rétablir la totalité ou une partie de la politique dans un court délai.
Lorsque la politique et le programme de vaccination contre la COVID-19 sont en suspens, les personnes qui se rendent sur le campus de la Laurentienne n’ont plus besoin de montrer une preuve de vaccination.
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